স্যালারি শিট ও পেস্লিপ জেনারেটর কী?
প্রতি মাসে কর্মচারীদের বেতন হিসাব করা সময়সাপেক্ষ। কার কত গ্রস, কে কত দিন অনুপস্থিত, কার কত ঘণ্টা ওভারটাইম, কতজনের অগ্রিম কাটতে হবে, এসব হাতে মেলাতে গিয়ে ভুল হওয়া স্বাভাবিক। এই টুলে কর্মচারীর নাম, পদবি, গ্রস বেতন, অনুপস্থিত দিন, ওভারটাইম ঘণ্টা, বোনাস, অগ্রিম ও আয়কর বসালেই প্রতিজনের বেসিক, ওভারটাইম বেতন, মোট কর্তন ও নেট বেতন বের হয়। শেষে পুরো প্রতিষ্ঠানের বেতন শিট ও প্রতিজনের পেস্লিপ প্রিন্ট বা PDF করা যায়, আর এক্সেলের জন্য CSV ডাউনলোডও আছে।
হিসাবের নিয়ম
- বেসিক = গ্রস × বেসিকের শতাংশ। ডিফল্টে ৬০%। প্রতিষ্ঠানের কাঠামো অনুযায়ী বদলানো যায়।
- ওভারটাইম বেতন = (বেসিক ÷ ২০৮) × ২ × ওভারটাইম ঘণ্টা। বাংলাদেশ শ্রম আইন ২০০৬-এর ধারা ১০৮ অনুযায়ী ওভারটাইমে সাধারণ মজুরির দ্বিগুণ দিতে হয়, আর মাসিক মজুরিতে ঘণ্টার হার ধরা হয় ২০৮ ঘণ্টায় ভাগ করে (সপ্তাহে ৪৮ ঘণ্টা)।
- অনুপস্থিতির কর্তন = (বেসিক ÷ মাসের দিন) × অনুপস্থিত দিন। চাইলে বেসিকের বদলে গ্রস ধরা যায়।
- মোট কর্তন = অনুপস্থিতির কর্তন + অগ্রিম বা ঋণ + আয়কর (TDS)।
- নেট বেতন = গ্রস + ওভারটাইম + বোনাস বা ভাতা − মোট কর্তন।
উদাহরণ
রহিম উদ্দিনের গ্রস ২৫,০০০ ও বেসিক ১৫,০০০। ১০ ঘণ্টা ওভারটাইমে বেতন = (১৫,০০০ ÷ ২০৮) × ২ × ১০ ≈ ১,৪৪২, তাই নেট ২৬,৪৪২। ফাতেমা আক্তারের গ্রস ২০,০০০ ও বেসিক ১২,০০০। ১ দিন অনুপস্থিতির কর্তন (১২,০০০ ÷ ৩০) = ৪০০। সঙ্গে ২,০০০ অগ্রিম কাটা ও ১,০০০ বোনাস যোগ হলে নেট ১৮,৬০০। করিম হোসাইনের গ্রস ৪৫,০০০ থেকে ১,২৫০ আয়কর কাটলে নেট ৪৩,৭৫০। তিনজনের মোট পরিশোধযোগ্য ৮৮,৭৯২। সংখ্যাগুলো শুধু নমুনা।
কীভাবে ব্যবহার করবেন
- প্রতিষ্ঠানের নাম, বেতনের মাস ও বছর এবং মাসের দিন লিখুন। অনুপস্থিতির হিসাবে সাধারণত ৩০ দিন ধরা হয়।
- "বেতন কাঠামো ও নিয়ম" খুলে বেসিক ও অন্যান্য ভাতার শতাংশ, ওভারটাইমের নিয়ম ও মুদ্রা ঠিক করুন।
- প্রতিজন কর্মচারীর তথ্য টেবিলে বসান। নতুন কর্মচারীর জন্য "কর্মচারী যোগ করুন" চাপুন।
- নিচে মোট গ্রস, ওভারটাইম ও পরিশোধযোগ্য টাকা দেখুন।
- "বেতন শিট প্রিন্ট" দিয়ে ল্যান্ডস্কেপ শিট বা "পেস্লিপ প্রিন্ট" দিয়ে প্রতিজনের পেস্লিপ প্রিন্ট করুন। "Save as PDF" বেছে PDF-ও করতে পারবেন।
আইন ও নিয়ম সম্পর্কে জানা দরকার
- বাংলাদেশ শ্রম আইন ২০০৬ অনুযায়ী ওভারটাইমের হারের ভিত্তি হলো বেসিক এবং প্রযোজ্য হলে মহার্ঘ ভাতা ও এডহক বা অন্তর্বর্তী মজুরি। প্রতিষ্ঠানে এসব ভাতা আলাদা থাকলে বেসিকের ঘরে তা যোগ করে নিন বা প্রযোজ্য শতাংশ ঠিক করুন।
- পিস-রেট শ্রমিকের জন্য ধারা ১০৮-এর দ্বিগুণ ওভারটাইম প্রযোজ্য নয় বলে প্রকাশিত নির্দেশনায় আছে।
- আইনের ধারা ১২৬ অনুযায়ী অনুপস্থিতির জন্য কর্তন সেই অনুপস্থিতির সময়ের প্রাপ্য মজুরির বেশি হতে পারে না। কর্তনের ভিত্তি (বেসিক বা গ্রস) ঠিক করার সময় এটি মনে রাখুন।
- আয়কর (TDS) এই টুল হিসাব করে না। আপনি কর্তনের অঙ্ক নিজে দেবেন, কারণ কর হার ও ছাড়সীমা প্রতি বছর বদলায়।
- প্রভিডেন্ট ফান্ড, গ্র্যাচুইটি, উৎসব বোনাস ও অন্যান্য সুবিধা এখানে স্বয়ংক্রিয় হিসাবে নেই। প্রয়োজনে বোনাস বা কর্তনের ঘরে যোগ করুন।
প্রিন্ট ও PDF-এর টিপস
- বেতন শিট ল্যান্ডস্কেপ A4-এ এবং পেস্লিপ পোর্ট্রেট A4-এ ছাপা হয়। পেস্লিপ প্রতি পৃষ্ঠায় ২টি।
- প্রিন্ট ডায়ালগে স্কেল ১০০% রাখুন এবং "Background graphics" চালু করুন।
- পেস্লিপে কর্মচারী ও কর্তৃপক্ষের স্বাক্ষরের জায়গা আছে।
- নিয়মিত ব্যবহার করলে প্রতি মাসের তথ্য এই ব্রাউজারে থাকবে। তবে গুরুত্বপূর্ণ হিসাব CSV বা PDF করে আলাদা রাখুন।
গোপনীয়তা
কর্মচারীর নাম, বেতন ও অন্যান্য তথ্য আপনার ব্রাউজারেই থাকে। কোনো সার্ভারে পাঠানো বা জমা করা হয় না। অন্যের কম্পিউটারে ব্যবহার করলে কাজ শেষে "রিসেট" চাপুন।
সাধারণ ভুল
- ওভারটাইমে গ্রসকে ২০৮ দিয়ে ভাগ করা। আইনি হারের ভিত্তি সাধারণত বেসিক ও প্রযোজ্য ভাতা, পুরো গ্রস নয়।
- অনুপস্থিত দিন মাসের দিনের বেশি দেওয়া।
- বেতন কাঠামোর শতাংশের যোগফল ১০০ না মেলানো।
- আয়কর ও ঋণ কর্তন বাদ পড়া।
বাংলাদেশ ও কলকাতা-পশ্চিমবঙ্গের ব্যবহারকারীদের জন্য
এই টুলের ডিফল্ট নিয়ম বাংলাদেশের শ্রম আইনের ওভারটাইম হার (দ্বিগুণ, ২০৮ ঘণ্টা) অনুযায়ী। কলকাতা ও পশ্চিমবঙ্গের ব্যবহারকারীরা মুদ্রা "রুপি" বেছে নিতে পারেন। ভারতে ওভারটাইম, পিএফ, ইএসআই ও অন্যান্য কর্তনের নিয়ম আলাদা, তাই ওভারটাইমের গুণক ও ঘণ্টার ভাগফল নিজের প্রতিষ্ঠানের নিয়ম অনুযায়ী বদলে নিন। পিএফ বা ইএসআই এখানে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ধরা হয় না, প্রয়োজনে "অগ্রিম বা ঋণ" বা "আয়কর" ঘরে কর্তনের অঙ্ক যোগ করে নিন।
সতর্কতা: এই টুল সাধারণ নিয়মে হিসাব করে এবং আইনি বা পেশাদার পরামর্শ নয়। বেতন প্রদানের আগে আপনার প্রতিষ্ঠানের নীতি, চুক্তি ও প্রযোজ্য আইন মিলিয়ে নিন এবং প্রয়োজনে হিসাবরক্ষক বা শ্রম আইন বিশেষজ্ঞের সঙ্গে কথা বলুন।