কোটেশন কী ও কখন দরকার
কোটেশন (মূল্য প্রস্তাব) হলো কোনো পণ্য বা সেবার জন্য আপনি কত দাম চান, তা গ্রাহককে লিখিতভাবে জানানো। অফিসের আসবাব, কম্পিউটার-যন্ত্রপাতি, ইন্টেরিয়র, ইভেন্ট, সফটওয়্যার বা যেকোনো সরবরাহের কাজে ক্রেতা সাধারণত একাধিক বিক্রেতার কোটেশন তুলনা করে সিদ্ধান্ত নেন। পরিষ্কার ও পেশাদার কোটেশন বিশ্বাস গড়ে এবং অর্ডার পাওয়ার সম্ভাবনা বাড়ায়।
কোটেশন ও ইনভয়েসের পার্থক্য
| বিষয় | কোটেশন | ইনভয়েস |
|---|
| কখন | বিক্রির আগে | বিক্রি বা সেবা দেওয়ার পর |
| উদ্দেশ্য | দামের প্রস্তাব | পরিশোধের দাবি |
| মেয়াদ | “কতদিন পর্যন্ত বৈধ” থাকে | “পরিশোধের শেষ তারিখ” থাকে |
| স্বাক্ষর | গ্রাহকের সম্মতি | গ্রহণকারীর স্বাক্ষর |
যা যা লিখবেন
- ব্যবসার তথ্য: নাম, ঠিকানা, ফোন, ইমেইল। ভ্যাট নিবন্ধিত হলে ১৩ অঙ্কের বিআইএন (BIN)।
- গ্রাহকের তথ্য: নাম বা প্রতিষ্ঠান, মনোযোগ দিতে হবে এমন ব্যক্তি, ঠিকানা।
- ডকুমেন্টের তথ্য: নম্বর, তারিখ, মেয়াদ বা পরিশোধের শেষ তারিখ, পরিশোধের শর্ত।
- আইটেম: বিবরণ, পরিমাণ, একক, একক মূল্য, ভ্যাট।
- শর্তাবলি: ডেলিভারির সময়, ওয়ারেন্টি, পরিশোধ পদ্ধতি।
মোট দাম, ভ্যাট ও ছাড়ের হিসাব
লাইন মোট = পরিমাণ × একক মূল্য। উপমোট = সব লাইনের যোগফল। ভ্যাট = লাইন মোট × ভ্যাট %। সর্বমোট = উপমোট − ছাড় + ভ্যাট।
উদাহরণ: ভ্যাটসহ
একটি আইটেমে ২ × ৫,০০০ = ১০,০০০ টাকা (ভ্যাট ১৫%) এবং আরেকটিতে ১ × ২,০০০ = ২,০০০ টাকা (ভ্যাট ০%)। উপমোট ১২,০০০, ভ্যাট ১,৫০০, সর্বমোট ১৩,৫০০ টাকা। কথায়: “তেরো হাজার পাঁচশত টাকা মাত্র”।
উদাহরণ: ছাড়সহ
উপরের কোটেশনে ১,২০০ টাকা ছাড় দিলে ভ্যাট ছাড়ের অনুপাতে কমে ১,৩৫০ টাকা হয়। সর্বমোট ১২,০০০ − ১,২০০ + ১,৩৫০ = ১২,১৫০ টাকা।
পেশাদার কোটেশনের কয়েকটি পরামর্শ
- প্রতিটি কোটেশনে আলাদা নম্বর দিন, যাতে পরে খুঁজে পাওয়া ও মেলানো সহজ হয়।
- মেয়াদ স্পষ্ট লিখুন। বাজারদর বদলালে পুরনো কোটেশনের দাম ধরে রাখতে হয় না।
- পণ্যের মডেল, ওয়ারেন্টি ও ডেলিভারির শর্ত বিবরণে লিখে দিন।
- অগ্রিম কত শতাংশ ও বাকি কবে, তা “পরিশোধের শর্ত” ঘরে লিখুন।
- লোগো ও ব্র্যান্ডের রং দিলে ডকুমেন্ট সহজে চেনা যায়।
সীমাবদ্ধতা
এই টুল সাধারণ ব্যবসায়িক কোটেশন ও ইনভয়েস বানায়। এটি এনবিআর-এর নির্ধারিত মূসক চালানপত্র (মূসক-৬.৩) নয় এবং কোনো আইনি বা কর-পরামর্শ দেয় না। ভ্যাট, কর ও চুক্তির আইনি প্রয়োজনে আপনার হিসাবরক্ষক বা আইনজীবীর পরামর্শ নিন। হিসাব ও কথায় লেখা যাচাই করে তবেই গ্রাহককে পাঠান।
প্রায়ই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
কোটেশন আর ইনভয়েসের পার্থক্য কী?
কোটেশন হলো আগে থেকে দেওয়া দামের প্রস্তাব, যা গ্রাহক মেনে নিলে অর্ডার হয়। ইনভয়েস হলো বিক্রি বা সেবা দেওয়ার পর পরিশোধের দাবি। এই টুলে একই তথ্য দিয়ে দুটোই বানানো যায়, “ডকুমেন্টের ধরন” বদলালেই কোটেশন ইনভয়েসে রূপান্তর হয়।
কোটেশনে কী কী থাকা উচিত?
ব্যবসার নাম, ঠিকানা ও ফোন, গ্রাহকের নাম ও ঠিকানা, কোটেশন নম্বর ও তারিখ, কতদিন পর্যন্ত দাম বৈধ, পণ্য বা সেবার বিবরণ, পরিমাণ ও একক মূল্য, ভ্যাট ও মোট দাম, পরিশোধের শর্ত এবং ডেলিভারি ও ওয়ারেন্টির শর্ত। স্বাক্ষরের জায়গা থাকলে গ্রাহক সম্মতি জানাতে পারেন।
PDF কীভাবে সেভ করব?
“PDF সেভ / প্রিন্ট” চাপুন। প্রিন্ট ডায়ালগে গন্তব্য (Destination) হিসেবে “Save as PDF” বা “PDF হিসেবে সংরক্ষণ” বাছুন। কাগজ A4 ও স্কেল ১০০% রাখুন, আর রঙ আনতে “Background graphics” চালু করুন।
ভ্যাট কীভাবে হিসাব হয়?
প্রতিটি আইটেমে আলাদা ভ্যাট % দেওয়া যায়। ভ্যাট = লাইনের মোট দাম × ভ্যাট %। ছাড় দিলে ছাড়ের পর যে দামের ওপর ভ্যাট হয়, সেই অনুপাতে ভ্যাট কমে। যেমন ১২,০০০ টাকার মধ্যে ১০,০০০ টাকায় ১৫% ভ্যাট ১,৫০০ টাকা, আর ১,২০০ টাকা ছাড় দিলে ভ্যাট ১,৩৫০ টাকা। বাংলাদেশে প্রমিত ভ্যাট হার ১৫%, তবে কিছু পণ্য ও সেবায় ভিন্ন হার আছে, তাই আপনার পণ্যের হার নিশ্চিত করে নিন।
এই ইনভয়েস কি সরকারি মূসক চালানপত্র?
না। এই টুলের ইনভয়েস সাধারণ বাণিজ্যিক ডকুমেন্ট। ভ্যাট নিবন্ধিত প্রতিষ্ঠানের জন্য এনবিআর-এর নির্ধারিত মূসক চালানপত্র (মূসক-৬.৩) ও এর বিধি আলাদা। আইনি প্রয়োজনে আপনার ভ্যাট পরামর্শকের সাথে কথা বলুন।
কথায় টাকা কীভাবে লেখা হয়?
মোট দাম বাংলাদেশি পদ্ধতিতে (হাজার, লক্ষ, কোটি) কথায় লেখা হয়। ইংরেজিতে “Taka Seventeen Thousand Nine Hundred Only”, বাংলায় “সতেরো হাজার নয়শত টাকা মাত্র”। পয়সা থাকলে সেটিও যোগ হয়।
আমার ব্যবসার তথ্য কি সংরক্ষিত থাকে?
হ্যাঁ, শুধু আপনার এই ব্রাউজারে সংরক্ষিত থাকে (লোগোসহ), যাতে পরের বার আবার লিখতে না হয়। কোনো তথ্য সার্ভারে যায় না। অন্যের কম্পিউটারে কাজ করলে শেষে “রিসেট” চাপুন, তাতে সব মুছে যাবে।
নতুন কোটেশন কীভাবে শুরু করব?
“নতুন কোটেশন” বাটন চাপুন। গ্রাহক ও আইটেম খালি হয়, তারিখ আজকের হয় এবং নম্বর এক ধাপ বাড়ে (যেমন QT-2026-0001 থেকে QT-2026-0002)। আপনার ব্যবসার তথ্য ও লোগো থেকে যায়।
লোগো কীভাবে যোগ করব?
“লোগো আপলোড” চেপে ছবি (PNG বা JPG, ৫ MB পর্যন্ত) বাছুন। ছবিটি ছোট করে আপনার ডিভাইসেই রাখা হয় এবং কোথাও আপলোড হয় না। স্বচ্ছ (transparent) PNG লোগো হলে সবচেয়ে ভালো দেখায়।
অনেক আইটেম থাকলে কি একাধিক পাতা হবে?
হ্যাঁ। আইটেম বেশি হলে প্রিন্ট বা PDF-এ ডকুমেন্ট নিজে থেকে পরের পাতায় যায়, প্রতিটি পাতায় টেবিলের শিরোনাম থাকে। সর্বোচ্চ ১০০টি আইটেম দেওয়া যায়।
শর্তাবলি কি বদলানো যায়?
হ্যাঁ। “শর্তাবলি” ঘরে প্রতি লাইনে একটি করে শর্ত লিখুন, প্রিভিউয়ে তা ক্রমিক নম্বরসহ আসবে। না বদলালে ভাষা ও ডকুমেন্টের ধরন অনুযায়ী ডিফল্ট শর্ত দেখায়। একবার নিজে বদলালে ভাষা বদলের সময় শর্ত আর নিজে থেকে বদলায় না।