পে-স্লিপ কেন দরকার
বেতন নগদে বা ব্যাংকে দিলেও কত বেতন, কী কী ভাতা এবং কী কাটা গেল তার লিখিত হিসাব না থাকলে পরে কর্মী ও মালিকের মধ্যে ভুল বোঝাবুঝি হতে পারে। পে-স্লিপ থাকলে কর্মীর কাছে বেতন পাওয়ার প্রমাণ থাকে। ব্যাংক লোন, ভিসা বা ক্রেডিট কার্ডের আবেদনে আয়ের প্রমাণ হিসেবে পে-স্লিপ চাওয়া হয়। প্রতিষ্ঠানের পক্ষেও এটি মাসিক বেতনের হিসাবের রেকর্ড।
পে-স্লিপে কী কী থাকা উচিত
- প্রতিষ্ঠানের পরিচয়: নাম, ঠিকানা ও লোগো।
- বেতনের মাস ও স্লিপ নম্বর: কোন মাসের বেতন এবং ধারাবাহিক নম্বর।
- কর্মীর পরিচয়: নাম, আইডি, পদবি, বিভাগ ও যোগদানের তারিখ।
- উপস্থিতি: কার্যদিবস, উপস্থিত দিন ও ছুটি।
- আয়: মূল বেতন, বাড়ি ভাড়া, চিকিৎসা, যাতায়াত, ওভারটাইম বা বোনাস আলাদা আলাদা।
- কর্তন: আয়কর (টিডিএস), ভবিষ্যৎ তহবিল, অগ্রিম বা ঋণ।
- নিট বেতন: হাতে পাওয়া অঙ্ক, সঙ্গে কথায় লেখা।
- পরিশোধের মাধ্যম ও স্বাক্ষর: ব্যাংক, বিকাশ বা নগদ, এবং দুই পক্ষের স্বাক্ষর।
হিসাবের উদাহরণ
নিট বেতন = মোট আয় − মোট কর্তন
| আয় | টাকা | কর্তন | টাকা |
|---|
| মূল বেতন | ১৮,০০০ | আয়কর (টিডিএস) | ৫০০ |
| বাড়ি ভাড়া ভাতা | ৯,০০০ | ভবিষ্যৎ তহবিল | ১,৮০০ |
| চিকিৎসা ভাতা | ১,৫০০ | অগ্রিম / ঋণ | ২,০০০ |
| যাতায়াত ভাতা | ১,৫০০ | | |
| মোট | ৩০,০০০ | মোট কর্তন | ৪,৩০০ |
এখানে নিট বেতন = ৩০,০০০ − ৪,৩০০ = ২৫,৭০০ টাকা, কথায় “পঁচিশ হাজার সাত শত টাকা মাত্র”। মোট বেতন ৩০,০০০ টাকা হলে “ভাগ করুন” বাটনে মূল বেতন ১৮,০০০, বাড়ি ভাড়া ৯,০০০, চিকিৎসা ১,৫০০ ও যাতায়াত ১,৫০০ টাকা বসে যায়।
ব্যবহারের ধাপ
- ডকুমেন্টের ভাষা (English বা বাংলা) ও প্রিন্টের ধরন (পূর্ণ A4 বা ২ কপি) বাছুন।
- প্রতিষ্ঠানের তথ্য ও লোগো একবার দিন, পরে ব্রাউজার মনে রাখবে।
- বেতনের মাস, কর্মীর নাম, পদবি, কার্যদিবস ও উপস্থিতি লিখুন।
- মোট বেতন লিখে “ভাগ করুন” চাপুন, অথবা আয়ের লাইনগুলো নিজে লিখুন।
- কর্তনের লাইনে আয়কর, ভবিষ্যৎ তহবিল বা অগ্রিমের অঙ্ক বসান। দরকার হলে নতুন লাইন যোগ করুন।
- প্রিভিউ দেখে “PDF / প্রিন্ট” চাপুন। পরের কর্মীর জন্য “পরের কর্মী” চাপুন।
ভালো প্রিন্টের টিপস
- প্রিন্ট ডায়ালগে কাগজ A4, স্কেল ১০০% (Actual size) এবং “Background graphics” চালু রাখুন, নইলে টেবিলের রং ছাপা হবে না।
- PDF সেভ করতে প্রিন্টারের জায়গায় “Save as PDF” বাছুন।
- “২ কপি” বাছলে মাঝের দাগ বরাবর কেটে এক কপি কর্মীকে দিন, এক কপি নিজে রাখুন।
- দুই পক্ষ কলমে স্বাক্ষর করলে স্লিপটি বেশি নির্ভরযোগ্য হয়।
- বেতনের তথ্য গোপনীয়, তাই শেয়ার করা কম্পিউটারে কাজ শেষে “রিসেট” চাপুন।
সীমাবদ্ধতা
এই টুল বেতনের হিসাব নিজে করে না, আয় ও কর্তনের অঙ্ক আপনার দেওয়া অঙ্ক যোগ করে নিট বেতন দেখায়। আয়কর, ভবিষ্যৎ তহবিল বা ছুটির কর্তন কত হবে তা আপনাকেই ঠিক করতে হবে। প্রতি পাশে সর্বোচ্চ ১২টি লাইন চলে, কাগজ A4 এবং মুদ্রা টাকা (৳)। এটি কোনো আইনি বা কর পরামর্শ নয়।
প্রায়ই জিজ্ঞাসিত প্রশ্ন
পে-স্লিপ কী?
পে-স্লিপ বা বেতনের স্লিপ হলো প্রতি মাসের বেতনের হিসাবের একটি কাগজ, যেখানে কর্মীর মোট আয়, কর্তন ও হাতে পাওয়া নিট বেতন আলাদা করে লেখা থাকে। এটি কর্মীর বেতন পাওয়ার প্রমাণ এবং প্রতিষ্ঠানের হিসাবের রেকর্ড হিসেবে কাজে লাগে।
কীভাবে পে-স্লিপ বানাব?
ভাষা ও প্রিন্টের ধরন বাছুন, প্রতিষ্ঠানের নাম ও ঠিকানা (চাইলে লোগোসহ) দিন। এরপর বেতনের মাস, কর্মীর নাম ও পদবি, কার্যদিবস ও উপস্থিতি লিখুন। আয় ও কর্তনের লাইনগুলোতে টাকার অঙ্ক বসান। ডান পাশের প্রিভিউ ঠিক থাকলে “PDF / প্রিন্ট” চাপুন।
“ভাগ করুন” বাটন কী করে?
মোট বেতনের অঙ্ক লিখে এই বাটন চাপলে তা মূল বেতন ৬০%, বাড়ি ভাড়া ৩০%, চিকিৎসা ভাতা ৫% ও যাতায়াত ভাতা ৫% হিসেবে ভাগ হয়ে আয়ের প্রথম চারটি লাইনে বসে। এটি একটি প্রচলিত ভাগ, সব প্রতিষ্ঠানে একই নয়, তাই যেকোনো লাইন আপনি বদলে নিতে পারেন। চারটির বেশি লাইন থাকলে বাকিগুলো যেমন ছিল তেমনই থাকে।
কর্তন কীভাবে হিসাব হয়?
মোট আয় হলো সব আয়ের লাইনের যোগফল এবং মোট কর্তন হলো সব কর্তনের লাইনের যোগফল। নিট বেতন = মোট আয় − মোট কর্তন। আয়কর (টিডিএস), ভবিষ্যৎ তহবিল বা অগ্রিমের অঙ্ক টুল নিজে হিসাব করে না, আপনাকেই লিখতে হবে।
“২ কপি” বাছলে কী হয়?
একই A4 পাতায় ওপরে কর্মীর কপি ও নিচে প্রতিষ্ঠানের কপি আসে, মাঝখানে কাটার দাগ থাকে। এতে কাগজ বাঁচে এবং কর্মী ও প্রতিষ্ঠান দুই পক্ষের কাছে একটি করে কপি থাকে। লাইন বেশি হলে লেখা নিজে একটু ছোট হয়ে পাতায় এঁটে যায়।
“পরের কর্মী” বাটন কী করে?
এই বাটন পে-স্লিপ নম্বর এক বাড়ায় (PS-২০২৬-০০০১ থেকে ০০০২) এবং কর্মীর নাম, আইডি, পদবি, বিভাগ, যোগদান ও পরিশোধের মাধ্যম খালি করে দেয়। প্রতিষ্ঠানের তথ্য থাকে। বেতনের অঙ্ক আগের মতোই থাকে, তাই নতুন কর্মীর অঙ্ক বসিয়ে নিতে ভুলবেন না।
কর্মীর বেতনের তথ্য কি সংরক্ষিত হয়?
না। কর্মীর নাম, বেতন ও কর্তন ব্রাউজারেও সংরক্ষিত হয় না, পেজ রিফ্রেশ করলে সেগুলো আগের নমুনায় ফিরে যায়। শুধু প্রতিষ্ঠানের নাম, ঠিকানা, লোগো, পে-স্লিপ নম্বর ও পছন্দ এই ডিভাইসে থাকে। কোনো তথ্যই সার্ভারে যায় না। শেয়ার করা কম্পিউটারে কাজ শেষে “রিসেট” চাপুন।
ইংরেজি পে-স্লিপ কি পাওয়া যাবে?
যাবে। “ডকুমেন্টের ভাষা” থেকে English বাছলে লেবেল, মাস, তারিখ ও সংখ্যা ইংরেজিতে হয় এবং পরিচিত আয়-কর্তনের নামগুলো (যেমন মূল বেতন → Basic salary) নিজে অনুবাদ হয়। কর্মী ও প্রতিষ্ঠানের নাম আপনি যেভাবে লিখবেন সেভাবেই ছাপা হবে।
কর্তন মোট আয়ের চেয়ে বেশি হলে কী হবে?
তখন নিট বেতন ঋণাত্মক দেখায় এবং ফর্মের নিচে একটি সতর্কবার্তা আসে। কথায় লেখার ঘরে “—” থাকে। অঙ্কগুলো আবার মিলিয়ে নিন।
এই পে-স্লিপ কি আইনিভাবে বৈধ?
টুল শুধু বেতনের হিসাবের একটি পরিষ্কার স্লিপ তৈরি করে। কোন তথ্য থাকা বাধ্যতামূলক, কর কাটার নিয়ম বা শ্রম আইনের শর্ত দেশ ও প্রতিষ্ঠানভেদে আলাদা। প্রয়োজনে আপনার হিসাবরক্ষক বা আইন বিশেষজ্ঞের কাছে যাচাই করে নিন।